3,2,1… Llegaron los tips con ayuda de Los Simpsons 😂!
Hace unas semanas, compartí una encuesta en mi red para conocer qué dificultades tienen los profesionales a la hora de pensar en organizar un evento.
Recordemos que un evento es una GRAN herramienta de comunicación. Con él podemos fidelizar clientes, potenciar equipos de trabajo, potenciar nuestra marca, darnos visibilidad y llegar hasta donde se nos ocurra 🚀🤩
Los que amamos esta profesión podemos decir que es un trabajo desafiante, lleno de adrenalina y motivación. Pero claro que soy consciente que muchas personas sufren al estar expuestas a los grandes contratiempos y presiones que conlleva un evento.
Por eso hoy, quiero compartir a todos los que participaron de la encuesta, algunos tips y aprendizajes en mi camino como organizadora. ¡Ojalá les sirva!
Desafío 1: ¡No sé por dónde empezar!
Para no llegar a como luce Liza, voy con los primeros tips.
👉Primero, pensemos bien cuál es el objetivo de esta acción. ¿Es realmente un evento lo que nos va a hacer llevar a cumplirlo? Si crees que sí, tenerlo bien en claro será clave para que cada acción esté alineada a cumplirlo. ¿Cómo debe ser el resultado de ese evento para que vos sientas que llegaste a ese objetivo? Aquí recurrimos siempre a "¿Qué es el éxito para vos?"
👉¿Hacia quién va dirigido? Entender bien a qué público apuntamos nos ayudará a definir desde cómo nos vamos a comunicar, hasta a elegir una buena herramienta plataforma, por ejemplo, si el evento es virtual.
👉Presupuesto. Un evento conlleva una inversión que puede ser menor o mayor según la magnitud que querramos darle. Establecer un presupuesto nos ayudará a elegir opciones y optimizar recursos.
👉Tiempos y tareas. Mi frase es: "mejor luego y bien hecho que pronto y mal hecho". Hacer listado de todas las tareas y pensarlas en perspectivas para definir la fecha del evento es clave para trabajar cómodo para llegar a tu objetivo.
Desafío 2: Cuestiones técnicas
¡Contratenme! - No mentira, esa no es la idea del artículo 😂. Aquí algunas herramienta que me sirvieron mucho para minimizar errores en cuestiones técnicas:
👉Ensayos técnicos. En cuestión de 30 minutos, es CLAVE poder alinear con todos los involucrados del evento 15 días antes del mismo, detalles sobre plataforma, metodología de pase entre uno y otro, sobre cómo compartir el material y cuál será nuestro canal de comunicación durante el encuentro.
👉Presentaciones... Si las hay, es muy importante tenerlas de back up mínimo una semana antes del evento. Es más... si puede alguien del equipo pasarlas, es mejor aún para evitar errores.
👉Prueba y error, prueba y error. Cuando no conoces una plataforma, lo mejor - como en todo - es primero, probar, sacarte todas las dudas, tocar todos los botones y opciones. Cuando nos sentimos seguros de algo, todo el resto podrá fluir. Tomate el tiempo para tomar esa seguridad!
👉"Por favor, ¿Podrías silenciarte?" es una frase que les juro me genera incomodidad cuando sucede en un zoom. Por eso, te cuento rápidamente la guía para que eso no suceda:
Como anfitrión de la reunión, si hacés click en los 3 puntitos que tenés en la parte inferior de la ventana "asistentes" encontrarás varias opciones sobre habilitaciones para la reunión. Si destildas la opción "Permitir a los asistentes reactivar su micrófono" y activas la opción "Silenciar a los participantes al ingresar", evitarás la famosa frase inicial.
Pero ojo, como creo siempre que está buenísimo que las personas en un gran evento puedan compartir su opinión o comentarios a viva voz, nosotros hacemos lo siguiente:
👉Alinear con el moderador que le de el pie a la persona que quiere comentar algo luego de haber hecho click en "Levantar la mano" . Luego de eso, nuestro operador busca a la persona en el listado de asistente y lo pone como "Co-anfitrión". Seguido de eso, el moderador puede avisarle a esa persona que ya puede autogestionar su micrófono para hablar en público 🙌 Y colorín colorado, todos felices y organizados 🤭
Desafío 3: Comunicación y convocatoria
¡Gran tema, gran! Y aquí les confienso que no tengo la bola mágica. Sí puedo contarles algunas cosas que nos han funcionado:
👉Luego de identificar a tu público, elegir un buen tema para desarrollar en tu evento. El título debe llamar la atención y estar directamente ligado a una necesidad que veas en ese público. Y claro, el contenido luego tiene que estar alineado - porque la fruta, mejor la dejamos para la verdulería🤭!.
👉Planificar una buena estrategia de comunicación. La misma podría incluir:
Generación de intriga.
Posteo sobre los speakers convocados.
Lives con los diferentes involucrados en el evento para llegar a más personas.
Videos de los diferentes speakers invitando al evento.
Alianzas con partners de difusión.
Mailings a base de datos de clientes. Crear un funnel de conversión en inscripción.
👉Tooooodo ésto, sin duda debe tener un hilo que los atravese a nivel comunicacional: el famoso storytelling. La propuesta de valor, el tono, el para qué, la historia que contamos, todo debe estar alineados para lograr un mensaje más fuerte y con impacto.
Y antes de terminar, quisiera compartirles la siguiente frase:
"Elegir algo conlleva renunciar a otra cosa. Entonces, cuando elegís... ¡Aceptá y andá con tu 100%!" - Dijo un gran mentor.
Tenés que saber que un evento te consumirá tiempo de agenda. Tal vez, mucho. Desde el tiempo para pensar en la idea, elegir el título, pensar en el contenido, hacer las invitaciones y sus seguimientos, generar alianzas, venderlo, entre otras cuestiones. Y con ésto claro que no quiero asustarte. Lo que sí te aconsejo es que si en algún momento del camino decís "Para qué me metí en ésto?" Recuerdes esta frase de mi gran coach y enfoques tu energía en reafirmar tu decisión y vayas con tu 100%... Estoy segura que lograrás todo lo que querías conseguir!
Y si puedo ayudar en algo, claro que estoy a disposición!
Un abrazo,
Aldi❤️.
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